Confidencialidad de planos: qué acordar antes del primer archivo
Compartir planos requiere saber quién puede utilizarlos, para qué trabajo y durante cuánto tiempo deben conservarse. Esas condiciones conviene aclararlas antes de enviar el primer archivo. AEVON prevé un NDA antes del primer plano y utiliza los archivos para el encargo, con borrado a petición.
Identificar qué documentación necesita el trabajo
Prepare un paquete que contenga la información necesaria para modelar y revisar el alcance solicitado. Evite incluir archivos ajenos al encargo por comodidad de enviar una carpeta completa. Compruebe si el estudio tiene compromisos con su cliente o con colaboradores que afecten a la documentación compartida y consulte al responsable correspondiente cuando proceda. Este paso no sustituye una revisión jurídica de sus acuerdos. Sirve para localizar requisitos concretos antes del envío y evitar que aparezcan una vez comenzado el trabajo o cuando otra persona necesite acceder a los documentos.
Aclarar uso y acceso de manera comprensible
Revise que el acuerdo identifica el propósito del intercambio y las personas o funciones que necesitan acceder a los archivos para realizarlo. Si utiliza enlaces, confirme que el destinatario recibe la versión correcta y que el acceso no se extiende por error a otros proyectos. No presuponga certificaciones, medidas técnicas o condiciones de almacenamiento que no estén documentadas. Pregunte por las necesidades específicas del estudio y deje las respuestas recogidas en el acuerdo. La existencia de un NDA no elimina la conveniencia de limitar el material compartido al contenido que realmente requiere el servicio.
- Acuerdo de confidencialidad previo al primer plano.
- Finalidad del encargo y archivos necesarios identificados.
- Personas responsables del envío y recepción.
- Condiciones de conservación y solicitud de borrado aclaradas.
Planificar conservación y cierre desde el inicio
Antes de solicitar un borrado, compruebe qué documentación debe conservar el estudio y dónde se encuentran las entregas aceptadas. Distinga archivos de origen, modelos y registros de decisiones. AEVON contempla borrado a petición, pero los detalles prácticos deben confirmarse para su encargo, sin inventar plazos o garantías técnicas adicionales. Si cambia el interlocutor interno, asegúrese de que conoce el acuerdo y el contenido compartido. Mantener un registro sencillo de envíos facilita localizar qué versión recibió cada parte y qué información necesita retirarse o sustituirse al cerrar la colaboración.
La confidencialidad empieza con un intercambio delimitado y un acuerdo comprensible. Prepare solo lo necesario, aclare el uso y confirme cómo se conservará o borrará. Mantenga esas condiciones vinculadas al encargo para que el equipo pueda aplicarlas durante toda la colaboración.
Contenido orientativo: el alcance de cada proyecto se confirma antes del encargo.